MLOffice.
Der komplette kaufmännische Ablauf kleiner Unternehmen in einem System: Leads und Angebote, Rechnungen mit gültiger E-Rechnung, Kundenportal mit Online-Bezahlung, Mahnwesen und die saubere Übergabe an den Steuerberater. KI-gestützte Belegerfassung inklusive — auf Wunsch komplett lokal. Als SaaS-Abo von MATIS LABS betrieben oder on-premise auf Ihrem eigenen Server.
Ein System für den ganzen Ablauf — nicht nur für den Beleg
Rechnungen schreiben kann jedes Tool. MLOffice führt den gesamten Vorgang: vom Lead über Angebot und Lieferschein zur festgeschriebenen E-Rechnung, weiter zu Zahlung, Mahnung und DATEV-Übergabe — revisionssicher mit lückenlosen Belegnummern und Audit-Trail. Und wo die Pflicht drückt, ist MLOffice zu Hause: Die E-Rechnungspflicht erfüllt es ab dem ersten Beleg, ohne Ihre Buchhaltung zu ersetzen. Die bleibt beim Steuerberater.
E-Rechnung nach EN 16931
Gültige elektronische Rechnungen erzeugen und eingehende E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD-Formate) einlesen und analysieren.
GoBD-Konzept mit Substanz
Lückenlose Belegnummern, per Datenbank-Trigger erzwungene Unveränderbarkeit festgeschriebener Dokumente und ein append-only Audit-Trail mit Hash-Verkettung.
DATEV-Export
Buchungszeilen strukturiert an den Steuerberater übergeben — inklusive vorbelegtem Kontenrahmen. Kein Buchhaltungs-Ersatz, sondern die saubere Zulieferung.
Funktionen im Überblick
Belegkette
Angebot → Lieferschein → Rechnung mit Dokumenten-Konvertierung und Abschlagsrechnungen.
Mahnwesen
Mehrstufige Mahnungen mit gesetzlichem Basiszinssatz und Offene-Posten-Liste.
Zahlungen
PayPal, Stripe, SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung und GiroCode-Überweisung.
Wiederkehrende Rechnungen
Abos und Wartungsverträge automatisch fakturieren.
CRM & Lead-Pipeline
Leads vom Erstkontakt bis zum Auftrag: Kunden, Kontakte, Aktivitäten und Verkaufschancen in einer Pipeline.
Projekte & Zeiterfassung
Kontingente, Zeiteinträge und Leistungsnachweis als PDF.
KI-Belegerfassung
Eingangsbelege per KI erfassen — wahlweise lokal via Ollama, ganz ohne Cloud.
E-Mail-Eingang & OCR
Belege landen per Postfach direkt im System und werden per Texterkennung vorerfasst.
Kundenportal
Kunden sehen ihre Angebote und Rechnungen online ein — inklusive Bezahlmöglichkeit.
Offene Schnittstelle
REST-API (v1) mit Zugriffstoken und Idempotenzschlüsseln für eigene Anbindungen.
Bewusst keine Buchhaltung
MLOffice ist das Vorsystem — es schreibt Belege und liefert sie sauber an Ihren Steuerberater. Kein Hauptbuch, keine Salden-Abstimmung, kein zweites Buchführungssystem, das mit DATEV konkurriert.
Ihre Zahlen bleiben in Ihrem Haus
MLOffice betreiben Sie, wie es zu Ihnen passt: als SaaS-Abo, von MATIS LABS in Deutschland/EU gehostet — oder on-premise hinter Ihrer eigenen Firewall. In beiden Fällen gilt dieselbe Isolation: eine Installation pro Unternehmen, eigene PostgreSQL-Datenbank, eigener Prozess. Kein geteilter Mandantentopf. Zahlungsdaten werden AES-256-GCM-verschlüsselt gespeichert, und die Aufbewahrung folgt den Fristen des § 147 AO.
Auch die optionale KI-Belegerfassung respektiert diese Grenze: Auf Wunsch arbeitet sie mit einem lokalen Modell, sodass kein Beleg Ihr Netzwerk verlässt. Jede Sicherung wird nach dem Erstellen geprüft statt nur abgelegt, und die externe Kopie verlässt das Haus ausschließlich verschlüsselt.
MLOffice im Einsatz
Was MLOffice einzigartig macht: revisionssichere Fakturierung mit echter E-Rechnung, DATEV-Übergabe an den Steuerberater und KI-Belegerfassung, die auf Wunsch komplett lokal arbeitet — ohne Cloud-Zwang, ohne Abo-Falle.
MLOffice mit Ihren Prozessen erleben
Wir zeigen Ihnen MLOffice anhand Ihres realen Rechnungsprozesses — von der Angebotserstellung bis zum DATEV-Export an Ihren Steuerberater.
Hinweis: Anfragen werden zunächst KI-gestützt vorqualifiziert und bei Bedarf persönlich übernommen.