Die Agentur, die ihre Marge kennt — pro Projekt, nicht pro Gefühl
Wie eine 8-Personen-Agentur Projekte plant, Zeiten erfasst und abrechnet, ohne dass zwischen Kreativarbeit und Kaufmannspflicht drei Abende pro Woche verschwinden.
Die Ausgangslage: das Projekt läuft — aber rechnet es sich?
Das Board sieht gut aus, die Kunden sind zufrieden. Aber welche Projekte tragen den Laden — und welche fressen ihn auf? Wenn Planung im einen Tool lebt, Zeiten im zweiten und Rechnungen im dritten, gibt es auf diese Frage nur Bauchgefühl. Und das Nachtragen der Stunden am Freitagabend ist die unbeliebteste Agentur-Tradition überhaupt.
So sähe die Woche mit MLOffice aus
Montag, Planung. Das neue Projekt steht als Gantt mit Meilensteinen; Abhängigkeiten und kritischer Pfad zeigen, was wirklich terminkritisch ist — nicht was sich so anfühlt. Das Budget ist hinterlegt, mit Warnschwelle: Wenn 80 Prozent verbraucht sind, sieht es jeder, nicht erst der Steuerberater im Quartal danach.
Unter der Woche. Zeiten laufen über die Stoppuhr oder werden direkt auf Aufgaben gebucht — sechs Wege führen ins System, damit keiner am Aufschreiben scheitert. Die kaufmännische Projektsicht rechnet daneben still mit: erfasste Zeiten, Deckungsbeitrag, Abschlagslage.
Monatsende. Die Rechnung entsteht aus dem Projekt: Abschlagsrechnung wo vereinbart, Leistungsnachweis als PDF mit lückenlosem Nummernkreis dazu, E-Rechnung nach EN 16931 hinaus, DATEV-Stapel an die Kanzlei. Die Frage „Wofür genau zahlen wir?“ beantwortet der Anhang — nicht ein langes Telefonat.
Und wenn das Projekt vorbei ist: MLExtractor
Abgeschlossene Projekte belegen Fileserver über Jahre — löschen traut sich niemand. MLExtractor lagert regelbasiert aus: jede Datei nach dem Transfer gegen das Original verifiziert, AES-256-verschlüsselt archiviert, auf Wunsch synchron an einen zweiten Ort. Jeder Schritt steht im Audit-Trail. Der Server atmet auf, das Archiv bleibt greifbar — und die nächste GoBD-Frage nach alten Projektunterlagen ist ein Suchlauf, kein Ausgrabungsprojekt.
Dieser Bericht beschreibt ein mögliches Einsatzszenario der genannten Produkte — keine Kundenreferenz. Was die Software konkret kann, steht auf den verlinkten Produktseiten; was sie in Ihrem Betrieb leisten würde, klären wir im Gespräch.
Die passenden Produkte
So finden Sie heraus, ob das auch bei Ihnen trägt
Ein Erstgespräch kostet nichts — wir schauen gemeinsam auf Ihre Abläufe und sagen ehrlich, was passt und was nicht.